Als we binnen ValueBuilders sparren over een tender, is er één vraag die ik onze consultants geregeld stel: heb je het stuur in handen? In deze blog neem ik je mee in de kracht van het tenderstuur, hoe wij het stuur in handen houden en hoe deze aanpak het verschil maakt voor aannemers, technisch dienstverleners en ingenieursbureaus die complexe tenders willen winnen.

‍

Herken je dit tendergevoel?

Je zit halverwege het tenderproces. De eerste strategische keuzes zijn gemaakt en het verhaal begint te lopen. Dan schuift het uitvoeringsteam aan. Zij trappen op de rem: een maatregel is "niet uitvoerbaar", een andere "te risicovol". Even later waarschuwt de calculator dat het "allemaal heel duur wordt" als je deze lijn vasthoudt.

‍

Voor je het weet ben je niet meer aan het sturen, maar aan het uitkleden. Maatregel eruit. Risico wegmasseren. Ambitie een tandje lager. De scherpe keuzes uit het begin vervagen. Wat overblijft is een veilige, middelmatige inschrijving die in de verste verte niet meer lijkt op wat de opdrachtgever zocht.

‍

En ergens weet je: dit waren geen bewuste, gezamenlijke keuzes. Dit was overleven. Het tenderstuur is ongemerkt bij de remmers terechtgekomen.

‍

Wat is het tenderstuur?

Het tenderstuur is geen tool, geen template en zeker geen toverstaf. Je vindt het niet in Excel of in een mooie AI prompt.

‍

Het tenderstuur is een bewust proces dat je elke tender opnieuw afwandelt. Je bepaalt een heldere koers. Je scherpt die koers stap voor stap aan. En je legt op vaste momenten beslissingen voor aan de mensen die er over gaan.

Concreet is het tenderstuur:

• Een paar scherpe keuzes aan het begin;
• Een duidelijke opbouw voor de producten die je indient; zowel aan de prijs als de kwaliteitskant;
• Je ontwerpt prijsdocumenten en kwaliteitsplannen niet los van elkaar, maar houdt de wisselwerking ertussen continu scherp;
• Duidelijke beslismomenten met de juiste beslissers;
• Per fase een bewuste focus: wat wél, wat niet;
• Een ritme waarin je koers, prijs en uitvoerbaarheid naast elkaar legt.

‍

Met het tenderstuur in handen reageer je niet alleen op bezwaren. Je blijft actief sturen op de vraag: wat gaat deze opdrachtgever overtuigen om voor ons te kiezen en welke keuzes horen daar bij.

‍

Drie momenten waarop je het stuur kwijtraakt

Je raakt het tenderstuur meestal niet in één klap kwijt. Het gebeurt in stapjes. Dit zijn drie herkenbare momenten.

‍

1. Als de prijs ineens alles bepaalt

De prijs schuift aan. De eerste reactie: "Als we zo doorgaan, worden we veel te duur." Voor je het weet, wordt elke maatregel langs één lat gelegd: kost het geld. De strategie, het klantbeeld en het onderscheid verdwijnen naar de achtergrond.

• Hier gaat het mis op regie: niemand bewaakt de koers nog;
• En op resultaat: je stuurt op goedkoop, niet op winnen.

‍

2. Als je de inhoud in duikt zonder echt klantbeeld

Zonder scherpe analyse van de opdrachtgever, de echte klantvraag en de concurrentie, vliegen de maatregelen over tafel.

‍

"Dit is een mooi plusje."

‍

"Dat vinden ze vast belangrijk."

‍

Het zijn allemaal mogelijke antwoorden op de vraag, maar niemand weet of het ook winnende antwoorden zijn.

• Hier gaat het mis op scherpte binnen resultaat: je weet niet waar je op scoort;
• En op realiteit: je gokt op aannames in plaats van onderbouwde keuzes.

‍

3. Als het stuur op het laatst wordt overgenomen

In de laatste week haakt de directie aan. Of een vakinhoudelijk zwaargewicht. Ze hebben alle eerdere analyses en keuzes gemist, maar missen nog wel "van alles" in het plan. Er komen pagina’s bij, maatregelen erbij, nog wat losse beloftes. De lijn die je eerder koos, raakt vertroebeld.

• Hier gaat het mis op regie: besluiten worden te laat en ad hoc genomen;
• En op relatie: het tenderteam en de beslissers werken niet vanuit hetzelfde beeld.

‍

In al deze situaties lijkt het alsof je druk aan het werk bent. Maar onder de streep ben je vooral aan het reageren. Het tenderstuur ligt niet meer bij het team dat bewust op regie, resultaat, realiteit en relatie stuurt, maar op de issues van het moment.

‍

Tenderstuur is geen functie maar een houding

Wie er op je organogram staat als tendermanager of EMVI-coördinator is minder belangrijk dan je denkt. Het tenderstuur hoort nooit bij één functie. Het is een houding die je als kernteam samen inneemt. Zo kijk ik ernaar:

• Tendermanager – bewaakt het totaal: zorgt ervoor dat er echt gestuurd wordt in plaats van alleen geproduceerd. Bewaakt de koers, organiseert beslismomenten met de juiste mensen en zorgt dat prijs, plan en uitvoerbaarheid in samenhang worden besproken. Het zit hier vooral in de regie.
• EMVI-strateeg – bewaakt de winnende lijn: zorgt voor scherpte in vraag én antwoord: waarom kiezen ze voor ons? Vertaalt de klantvraag en concurrentie naar een duidelijke winstrategie, zegt ook wat je níet gaat doen en prikt door maatregelen heen die niet bijdragen aan winnen. Het zit hier vooral in resultaat.
• Bidwriter – schrijft met het stuur in de hand:  zorgt dat bidwriting niet degradeert tot ‘een tekstmachine aan het eind’,  maar een spiegel voor inhoud is. Maakt keuzes concreet en toetsbaar op papier, stelt lastige vragen als iets vaag, niet uitvoerbaar of niet geloofwaardig is en gebruikt tekst om de strategie zichtbaar te maken. Hier zit de relatie, met de lezer én het team.

‍

Als ieder in zijn rol zo aan het tenderstuur zit, voorkom je dat één stem het overneemt op basis van eigen belang. Je stuurt samen, op één koers.

‍

Tenderstuur volgens ValueBuilders

Bij ValueBuilders koppelen we het tenderstuur altijd aan twee dingen: onze vier pijlers en drie vaste fasen in elke inschrijving.

De drie fasen

1. Strategy2Win
2. Inhoud vormgeven
3. Bidwriting

‍

Daarmee houden we van begin tot eind regie op klantvraag, inhoud én papier.

‍

1 Strategy2win - top down vanuit de klantvraag

In deze fase draait alles om de vraag of en hoe je wilt winnen. We zoomen in op de opdrachtgever, de echte vraag achter de vraag en het speelveld.

• Regie: we maken expliciet wie waarover beslist, waarom we überhaupt meedoen en hoe we beheerst tot de eindstreep gaan komen.
• Resultaat: we vatten de winnende lijn in een Strategy2Win-model en kapstok.
• Realiteit: we toetsen direct op haalbaarheid in tijd, capaciteit en propositie en beheersen tenderrisico’s.
• Relatie: we kijken hoe dit past in de langere relatie met de opdrachtgever.

‍

Uitkomst: een helder kader waar de rest van de tender in moet passen.

‍

2. Inhoud vormgeven - bottom up vanuit het team

Pas daarna gaan we de inhoud in. Samen met het uitvoeringsteam, specialisten en calculatoren.

• Regie: we koppelen elke maatregel terug aan de gekozen Strategy2win.
• Resultaat: we kiezen maatregelen die echt bijdragen aan scoren op de criteria.
• Realiteit: we checken uitvoerbaarheid en prijs terwijl we de inhoud bouwen.
• Relatie: we betrekken het uitvoeringsteam zodat het plan ook van hen wordt.

‍

Hier ontwerpen we ook de opbouw van prijsdocumenten en kwaliteitsplan in samenhang.

‍

3. Bidwriting - scherpe keuzes en overtuigend op papier

Als de keuzes staan, gaat het stuur niet naar “de tekstschrijver”. Dan begint het volgende deel van sturen.

• Regie: we bewaken de lijn in alle onderdelen: van samenvatting tot bijlage.
• Resultaat: we schrijven op de beoordelaar; helder, toetsbaar en puntgericht.
• Realiteit: we snijden alles weg wat niet geloofwaardig is of niet waargemaakt kan worden.
• Relatie: we schrijven alsof we in gesprek zijn met de opdrachtgever, niet tegen een anonieme commissie.

‍

Zo blijft het tenderstuur van eerste klantanalyse tot laatste punt en komma in dezelfde handen.

‍

En nu de vraag aan jou

In elke tender liggen momenten waarop het stuur langzaam verschuift. Naar prijs. Naar paniek. Naar meningen aan het eind. Het gebeurt niet omdat mensen onwil hebben, maar omdat niemand expliciet het tenderstuur pakt én vasthoudt.

‍

Als je eerlijk kijkt naar je laatste inschrijvingen: Wie had daar echt het tenderstuur in handen?

‍

En wat zou er gebeuren als je vanaf de eerstvolgende tender heel bewust stuurt op klantvraag, keuzes en samenhang tussen prijs en kwaliteit?

‍

Dat is precies waar wij op ons best zijn.

‍

ValueBuilders - Bouw van binnenuit

‍

‍