.png)
In alle aanbestedingen, ook in die van de bouw, infra en techniek, ligt de focus vaak op twee onderdelen: een overtuigend plan van aanpak en een scherpe prijs. Dit is logisch, want deze onderdelen doorslaggevend zijn voor de gunning.
In het plan van Aanpak werken inschrijvers hun aanpak, fasering, capaciteit en kosten zorgvuldig uit. Wat daarbij vaak onderbelicht blijft, zijn de risico’s die samenhangen met de keuzes die je in het plan van aanpak maakt. Niet omdat het aanbod onduidelijk is, maar omdat het tenderteam de gevolgen voor de uitvoering onvoldoende meeneemt in haar afwegingen.
Het gevolg: risico’s blijven onbewust onderdeel van het contract. Daarmee ontstaat vanaf de start van de gunning een spanningsveld tussen wat er op papier is beloofd en wat er in de praktijk haalbaar is.
Keuzes in de tenderfase bepalen het risicobeeld tijdens de uitvoering
De keuzes die je tijdens een tender maakt - over aanpak, fasering, capaciteit en kosten - bepalen voor een groot deel het risicobeeld van het project. In deze fase leg je vast hoe het project verloopt en welke randvoorwaarden daarbij gelden. Zonder volwaardig risicomanagement in deze fase ontstaat een kwetsbare uitgangspositie voor de uitvoering: risico’s worden wel benoemd, maar niet vertaald naar concrete gevolgen voor de planning, capaciteit en prijs. Hierdoor ontbreekt de samenhang tussen het plan van aanpak, prijs en de uitvoering. Veel risico’s worden daardoor pas zichtbaar wanneer het project loopt, wat leidt tot vertraging, discussies en herstelmaatregelen.
De oorzaak hiervan ligt in het inschrijfproces zelf. Risicomanagement krijgt daarin vaak geen vaste plek; wanneer de uitvraag het niet expliciet benoemt blijft het beperkt of volledig achterwege. Ook wanneer risicomanagement wel onderdeel is van de uitvraag, richt de uitwerking zich vaak vooral op het beantwoorden van het gunningscriterium, in plaats van op het beheersen van de gevolgen van de gemaakte keuzes gedurende het gehele contract.
Volwaardig risicomanagement vraagt in de tenderfase om bewuste keuzes. Tenderteams moeten tijd vrijmaken voor risicosessies met inhoudelijke specialisten. Dit terwijl parallel ook de uitwerking van het plan van aanpak loopt en de harde deadlines naderen. Beperkte tenderbudgetten en een onzekere kans op gunning zetten die tijdsinvestering onder druk, waardoor tenderteams risicomanagement naar achteren schuiven of beperken tot een administratieve handeling.
Tegelijkertijd vormen risico’s in de uitvoering vaak een directe aanleiding voor maatregelen in het plan van aanpak. Door deze risico’s al in de tenderfase te identificeren en analyseren is het mogelijk om maatregelen voorafgaand te treffen. Hiermee biedt goed risicomanagement de mogelijkheid om een concreet en overtuigend plan van aanpak te schrijven dat onderscheidend is.
Bewust sturen aan de voorkant, in plaats van achteraf bijsturen
Effectief risicomanagement in de inschrijffase begint met betrokkenheid en duidelijke verantwoordelijkheden. Het tenderteam stelt het plan van aanpak op en is daarmee ook verantwoordelijk voor het risicomanagement in de inschrijving. In het tenderteam zijn verschillende expertises vertegenwoordigd, maar voor goed risicomanagement is aanvullende inhoudelijke expertise nodig vanuit onder andere de uitvoering, werkvoorbereiding en planning, om risico’s vanuit alle relevante invalshoeken in beeld te brengen.
De tender- of projectmanager bewaakt de samenhang en besluitvorming. Inhoudelijke specialisten, samen met het tenderteam, leveren input. Deze samenwerking voorkomt blinde vlekken en maakt vroeg zichtbaar waar risico’s in de uitvoering daadwerkelijk ontstaan.
Het proces: van inventarisatie naar vertaling
Het identificeren en inventariseren van risico’s
Bewust sturen op risicomanagement aan de voorkant betekent dat het tenderteam risicomanagement gelijktijdig oppakt met het uitwerken van het plan van aanpak. De tenderfase start met een gezamenlijke risico-inventarisatie, vastgelegd in een risicodossier. Het risicodossier is inzichtelijk voor het volledige tenderteam en andere relevante belanghebbenden binnen de organisatie. De risico-inventarisatie vormt het startpunt van het risicomanagementproces, maar levert op zichzelf nog geen volledig overzicht op.
Een risico-overzicht laat zien welke risico’s er spelen, maar zegt nog niks over de allocatie: bij wie het risico formeel ligt. In de inschrijffase (en later in de uitvoering) richt risicomanagement zich vaak primair op de risico’s van de inschrijver/ opdrachtnemer. Tegelijkertijd bestaan er risico’s waarbij de allocatie (deels) bij de opdrachtgever ligt, terwijl de grootste gevolgen juist bij de opdrachtnemer terechtkomen, bijvoorbeeld in budget en planning. Daarom is het slim om tijdens de inschrijffase ook opdrachtgeversrisico’s en gezamenlijke risico’s te identificeren. Niet om ze volledig uit te werken, maar om vroeg te bepalen welke impact ze hebben en wat jij als opdrachtnemer daar actief aan kan doen. Dit biedt de mogelijkheid om in je plan van aanpak keuzes te maken en rekening te houden met deze risico’s.
Het uitwerken van risico’s voor onderbouwde keuzes
Na de inventarisatie werkt het tenderteam, in verschillende vervolgsessies, de geïdentificeerde risico’s verder uit en waardeert deze. Per risico brengt het team de mogelijke oorzaken, gevolgen en maatregelen in beeld en kent hier waarden aan toe, bijvoorbeeld in termen van vertraging en financiële impact op het project. Deze waardering maakt het mogelijk om risico’s concreet te vertalen naar keuzes in planning en prijs. Risico’s met een grote invloed op tijd of kosten worden verwerkt in de aanbieding, bijvoorbeeld door een risicoreservering of het inbouwen van een buffer in de planning. Zo staan er onderbouwde keuzes in het plan van aanpak in plaats van aannames.
Risicomanagement als fundament onder het plan van aanpak
Het risicomanagementproces tot nu toe vormt de minimale basis van een geloofwaardig en uitvoerbaar plan van aanpak met een realistische prijs. Zonder deze stappen blijven risico’s onzichtbaar en vormen ze een gevaar voor de uitvoering.
Wanneer de tijd het toelaat is het belangrijk om nog een stap verder te gaan in de beheersing van risico’s. Door eigenaren te koppelen aan risico’s en maatregelen voeg je eigenaarschap toe, zo is heeft iedereen een duidelijke taak. Ook biedt het de mogelijkheid om, wanneer een risico zich voordoet, de juiste persoon aan te spreken.
Door risicomanagement een bewust onderdeel te maken van je tenderfase bouw je een beheersbaar plan op dat niet alleen op papier overtuigt, maar ook uitvoerbaar is in de praktijk. Daarmee verkleint de opdrachtnemer de kans op bijsturing tijdens de uitvoering onder tijds- en contractdruk.
Belang van risicomanagement ook na de inschrijving
De meerwaarde van risicomanagement stopt niet na indienen van de inschrijving, maar komt pas volledig tot zijn recht wanneer organisaties het ook meenemen in de uitvoering. Juist in de overgang van de tenderfase naar de uitvoering schuilt een belangrijk risico. Wanneer gemaakte keuzes en de bijbehorende risico’s na gunning naar de achtergrond verdwijnen ontstaat opnieuw een kloof tussen de tender en de uitvoering.
Deze kloof ontstaat niet vanzelf, maar door een verschuiving in focus. Na gunning ligt de nadruk op de implementatie, planning, uitvoering en voortgang, waardoor er minder aandacht is voor de gemaakte keuzes en risico-afwegingen uit de tenderfase. Als gevolg daarvan verlies het plan van aanpak zijn sturende werking.
Om dit te voorkomen is het belangrijk om risicomanagement bewust door te trekken naar de uitvoering. Hierdoor blijft het plan van aanpak leidend. Dit vraagt om een overdracht van het risicodossier uit de inschrijffase naar de uitvoering en het actief gebruik ervan in de dagelijkse aansturing van het project. Risico’s blijven op deze manier zichtbaar, worden gemonitord en waar nodig bijgestuurd.
Risicomanagement is daarbij geen eenmalige activiteit, maar een iteratief proces. Risico’s veranderen gedurende een project: sommige verdwijnen, anderen ontstaan door voortschrijdend inzicht of een nieuwe projectfase. Daarom is het belangrijk om periodiek een risicosessie uit te voeren, als opdrachtnemer of samen met de opdrachtgever en andere betrokken partijen. Door deze periodieke risicosessies blijft het risicodossier actueel en sluit het aan bij de fase van het project. Het risicodossier vormt daarmee geen statisch document, maar een hulpmiddel dat onderdeel is van de dagelijkse gang van zaken.
Door deze manier van werken zijn risico’s continu zichtbaar en bespreekbaar en verschuift de focus van incidentmanagement naar beheersing, ook wanneer het project verandert.
De rol van ValueBuilders
Binnen de visie van ValueBuilders is risicomanagement een essentieel onderdeel van projectbeheersing. Niet als administratieve verplichting in de vorm van een lijstje, maar als sturingsinstrument op de gevolgen van keuzes die in de tenderfase zijn gemaakt. Juist deze keuzes bepalen in hoge mate hoe een project zich tijdens de uitvoering ontwikkelt. Daarom richten wij ons daarbij expliciet op de samenhang tussen risico’s, aanpak en prijs.
Wij ondersteunen organisaties in de bouw, infra en techniek bij:
- Het scoren op risicomanagement, door het integraal toepassen van risicomanagement in de inschrijffase;
- Het doen van een realistische inschrijving, door het verbinden van risico’s aan de prijs, aanpak en planning;
- Het uitvoeren van een soepel project, door het borgen van risicomanagement richting en tijdens de uitvoering.
Onze toegevoegde waarde zit daarbij in het aanbrengen van structuur en scherpte. Als externe partij kijken wij met afstand en een kritisch oog naar gemaakt keuzes, aannames en blinde vlekken in het risicomanagement. Daarmee helpen wij organisaties om risico’s expliciet te maken en bewuste keuzes te onderbouwen.
Dit kan tijdens de ondersteuning van een tender, waarbij wij tenderteams ondersteunen bij het inrichten en toepassen van risicomanagement, of als doorlopende begeleiding gedurende de uitvoering van het contract. Hierbij helpen wij om gemaakte keuzes uit de tenderfase leidend te houden en het risicomanagement actueel te houden. Altijd met hetzelfde doel: grip op risico’s, voorspelbare uitvoering en duurzame contractrelaties. Daarmee zorgen wij ervoor dat wat wordt beloofd is in de inschrijving, ook daadwerkelijk wordt waargemaakt in de uitvoering.